Identifier son rôle RGPD : responsable ou sous-traitant

Responsable du traitement, sous-traitants : comment bien identifier son rôle ?

Introduction

Dans le cadre du RGPD, il est crucial pour les acteurs impliqués dans le traitement des données personnelles de bien identifier leur rôle, qu'ils soient responsables du traitement, sous-traitants ou responsables conjoints. Cette distinction est essentielle pour déterminer les obligations légales de chaque partie.

Définition des rôles

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les objectifs et les moyens du traitement des données. Il décide du 'pourquoi' et du 'comment' de l'utilisation des données personnelles. Par exemple, un assureur qui gère les données de ses clients pour l'exécution de contrats d'assurance est un responsable du traitement.

Sous-traitant

Le sous-traitant traite les données personnelles pour le compte du responsable du traitement. Il doit respecter les instructions du responsable et ne peut pas décider des objectifs du traitement. Par exemple, un développeur d'application mobile qui effectue des opérations de maintenance sur les données hébergées est un sous-traitant.

Responsables conjoints

Lorsque plusieurs entités déterminent ensemble les finalités et les moyens du traitement, elles sont considérées comme responsables conjoints. Cette situation se produit souvent lorsque des décisions communes sont prises, comme dans le cas de centres hospitaliers utilisant un même protocole d'apprentissage fédéré pour l'analyse de données médicales.

Critères de qualification

La qualification des acteurs ne dépend pas d'un choix contractuel mais des faits concrets : qui décide de quoi ? qui exécute quoi ? Cette analyse doit être documentée et justifiée pour être en conformité avec le RGPD.

Formalisation des rôles et obligations

Il est essentiel d'établir un contrat clair entre le responsable du traitement et le sous-traitant, précisant les obligations de chacun. Ce contrat doit être précis et contraignant, expliquant comment les obligations seront mises en œuvre, notamment en matière de sécurité des données.

Conclusion

Bien identifier son rôle dans le traitement des données personnelles est crucial pour respecter le RGPD. Cela permet de clarifier les responsabilités et d'assurer une meilleure protection des données.

Quelques pistes pour l'intégration opérationnelle dans votre dispositif :

- Déterminer le rôle des acteurs impliqués dans le traitement des données personnelles.

- Documenter la réflexion menée pour justifier la qualification des acteurs.

- Établir un contrat clair avec les sous-traitants et responsables conjoints.

- Informer les personnes concernées de l'identité du responsable du traitement.

- Échanger avec le délégué à la protection des données pour toute analyse de statut.