EDPB : consultation sur des modèles pour faciliter la conformité RGPD — donnez votre avis

Contexte et objet de la consultation

Le European Data Protection Board (EDPB) a lancé, le 05/11/2025, une consultation publique intitulée « Help make GDPR compliance easy for organisations: what templates would be helpful for you? ». L’objectif est de recueillir les besoins concrets des organisations afin de prioriser et concevoir des modèles (templates) opérationnels facilitant la mise en conformité au RGPD.

Cette initiative s’adresse aux acteurs de la conformité et de la protection des données (DPO, responsables conformité, risk managers, juristes, RSSI) de tous secteurs. Elle vise à standardiser des livrables clés (registre des traitements, AIPD, clauses contractuelles, procédures de notification, mentions d’information, etc.) pour élever le niveau de conformité, réduire l’hétérogénéité documentaire et accélérer l’exécution opérationnelle.

Enjeux pour les compliance officers et DPO

Pour les compliance officers francophones expérimentés, cette consultation est une opportunité d’orienter la production de l’EDPB vers des artefacts réellement « plug-and-operate », interopérables avec les dispositifs existants (cartographie des risques, contrôle interne, audit, gestion des incidents, relations fournisseurs) et compatibles avec les attentes des autorités nationales (CNIL notamment).

Au-delà de l’efficacité, les modèles peuvent soutenir : la démonstration de conformité (accountability), la cohérence inter-filiales, la maîtrise du cycle de vie des données, la gestion des transferts internationaux, la structuration des contrôles de deuxième ligne, et la traçabilité des décisions de conformité.

Quels templates prioriser ? Proposition structurée

Sur la base des besoins fréquemment observés en programme RGPD mature, voici une liste de modèles prioritaires à proposer dans le cadre de la consultation EDPB :

1) Registre des traitements (art. 30) : modèle multi-juridiction, avec taxonomie harmonisée (finalités, bases légales, durées de conservation, catégories de données/sujets, transferts, sous-traitants), champs de granularité adaptable, et vues « exécutives » pour comités.

2) AIPD/DPIA (art. 35) : trame de risque intégrant critères EDPB/CNIL, matrice de gravité/vraisemblance, scénarios de risques, mesures de sécurité (ANSSI référentiels), avec pistes d’atténuation et logique de revue périodique.

3) Modèle de LIA (Legitimate Interests Assessment) : articulation test de nécessité/proportionnalité, équilibrage intérêts, garanties et mécanismes d’opt-out, pour sécuriser l’usage de l’intérêt légitime.

4) Registre des violations de données (art. 33-34) : fiches d’incident normalisées, grille d’évaluation d’impact, horodatage des décisions de notification à l’autorité et aux personnes, trame de post-mortem et d’actions correctives.

5) Procédure de notification des violations : playbook RACI, checklists 72h, canevas de notification à l’autorité et d’information aux personnes, modèles de communication de crise.

6) Mentions d’information (art. 13-14) : bibliothèque de clauses modulaires par canal (web, app, point de vente, B2B), usages cookies/traceurs, transferts hors UE, droits, durées, contacts DPO.

7) Modèles de DSR (droits des personnes) : formulaires de demande, vérification d’identité, workflows de traitement, journalisation, canevas de réponses (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, limitation).

8) Clauses contractuelles avec sous-traitants (art. 28) : obligations minimales, exigences sécurité, audit et reporting, sous-traitance ultérieure, notification d’incident, réversibilité, localisation et transferts.

9) Évaluation des transferts (TIA) et cadres internationaux : modèle d’évaluation pays/fournisseur, cartographie des flux, clauses types (SCC), mesures complémentaires, suivi des mises à jour.

10) Politique de conservation et tableau de gestion : nomenclature, délais légaux et opérationnels, règles d’archivage et purge, preuves d’effacement.

11) Registre des traitements conjoints et co-responsabilité : répartition des obligations, transparence, gestion des demandes, responsabilité.

12) Gouvernance et comitologie : chartes, mandats, RACI, comité data, reporting aux organes dirigeants, indicateurs KPI/KRI.

13) Contrôles de 2e ligne et audit : plan de contrôle, scripts de tests, feuille de travail, traçabilité des constats et plans d’actions.

14) Privacy by design : checklists projet, patterns d’anonymisation/pseudonymisation, privacy test cases, go/no-go gates.

15) Registre cookies/traceurs : recensement, finalités, durées, partenaires, bandeaux et CMP, preuve de consentement.

16) Privacy notices RH et B2B : spécificités recrutement, paie, SIRH, contrôle d’accès, dispositifs d’alerte éthique.

17) DPIA sectoriels : santé, banque/assurance, télécom, e-commerce, mobilité — intégrant exigences spécifiques.

18) Plan de formation et sensibilisation : trames de modules, quiz, journal des formations, ciblage par métier.

19) Registre des demandes d’accès des autorités : traçabilité, base légale, périmètre, revue juridique, réponse.

20) Indicateurs de pilotage : catalogue KPI/KRI RGPD, seuils, tableaux de bord, heatmaps risques, alimentation comités risques.

21) Évaluation fournisseurs (due diligence) : questionnaire sécurité/privacité, preuve de certification, scoring et remédiations.

22) Politique de minimisation et data mapping : cartographie technique-fonctionnelle, bases légales, points de collecte, flux.

23) Registre des bases légales : lignes directrices d’utilisation, preuve de consentement, intérêts légitimes, contractuel, légal.

24) Templates de communication interne/externe : Q&A, fiches pédagogiques, guides métiers, kits comités.

25) Trame de revue annuelle de conformité : bilan, incidents, contrôles, actions, plan 12-18 mois, priorisation budgétaire.

Intégration et interopérabilité attendues

Les modèles EDPB gagneraient à être publiés en formats interopérables (docx, ods, csv, json/yaml) pour s’intégrer aux GRC/IRM, aux registres SaaS, et aux data catalogs. Des variantes sectorielles et des annexes pédagogiques permettraient d’adresser des maturités diverses, tout en restant alignées sur les lignes directrices de l’EDPB et les recommandations des autorités nationales (CNIL, ANSSI).

Calendrier et participation

La consultation est ouverte depuis le 05/11/2025 via le site de l’EDPB. Les contributions peuvent détailler des cas d’usage, narratifs de risque, et exemples documentaires (expurgés) pour aider à la standardisation des templates. Les professionnels sont encouragés à proposer des jeux d’indicateurs et des checklists de contrôle pour favoriser l’auditabilité.

Quelques pistes pour l’intégration opérationnelle dans votre dispositif :

• Cartographiez vos artefacts RGPD existants et identifiez les manques versus la liste de 25 templates proposée.
• Priorisez les besoins en fonction des risques et des chantiers 12 prochains mois (transferts, AIPD, sous-traitants).
• Préparez des exemples anonymisés et des exigences d’interopérabilité à soumettre à l’EDPB.
• Alignez votre comitologie et vos KPI/KRI pour intégrer rapidement les futurs modèles EDPB.